Eingangsrechnungen ohne Abtippen
Von der Mail bis zur Buchung ohne manuellen Schritt
Illustrative Anwendungsszenarien, keine Screenshots der Produktoberfläche. Einrichtung und Prüfregeln werden auf Ihren Ablauf abgestimmt.
Betrieb im eigenen Haus möglichMandantenfähigLückenloses Protokoll
Anwendungsfälle
So wird aus Handarbeit ein automatisierter Ablauf.
Sechs typische Beispiele, wie Unternehmen lästige Handarbeit automatisieren können.
Dokumente landen selbst in der Akte
Kein Sammelordner mehr, der abgearbeitet werden muss
Datensätze und Belege zusammenführen
Beleg und Datensatz gehören wieder zusammen
Fremdsysteme ohne Eigenentwicklung anbinden
Einrichtungsumfang nach Schnittstellen-Check
Datenaustausch mit Partnern absichern
Nachvollziehbar, auch Monate später
Ausfälle erkennen, bevor Anwender anrufen
Störungen werden gemeldet, nicht gemeldet bekommen
Verbindet Ihre Systeme über vorhandene Schnittstellen.
Ob Ihre konkrete Anwendung angebunden werden kann, prüfen wir anhand ihrer Schnittstellen, Zugriffsrechte und Herstellerbedingungen. Fertige Konnektoren werden nur zugesagt, wenn sie für Ihr System verfügbar sind.
Die Ausgangslage
Vieles läuft. Nur weiß niemand mehr genau, wie.
Über Jahre gewachsene Abläufe halten den Betrieb am Laufen – bis einer davon ausfällt, ein Mitarbeiter geht oder eine neue Vorgabe kommt.
„Das macht bei uns seit Jahren ein Skript – wer es geschrieben hat, ist längst weg.“
„Aufgefallen ist es erst, als sich die Buchhaltung beschwert hat.“
„Jeden Morgen exportieren, prüfen, umbenennen, hochladen.“
Workflows
Aus Handgriffen wird ein nachvollziehbarer Ablauf.
Quelle und Ziel bestimmen den Prozess. ahabFlow nimmt die Daten entgegen, prüft und wandelt sie um und übergibt sie an das Zielsystem – Schritt für Schritt sichtbar statt verteilt auf einzelne Skripte.
- Auslöser, Bedingung, Verarbeitung und Abschluss als klare Schritte
- Vorhandene Skripte lassen sich als Schritt weiterverwenden
- Jeder Lauf wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar
Monitoring
Störungen bemerken, bevor sich jemand beschwert.
Messpunkte machen den Zustand Ihrer Dienste, Schnittstellen und Dateieingänge sichtbar. Weicht etwas ab, reagiert ahabFlow nach Ihren Regeln und informiert die richtigen Personen.
- Dienste, Ports, Dateieingänge, Speicherplatz und mehr im Blick
- Vorab freigegebene Reaktionen, zum Beispiel ein Neustart mit Ergebnisprüfung
- In jedem Paket enthalten: 100 bis 500 Messpunkte
E-Rechnung ohne Systemwechsel
Ihre Software schreibt die Rechnung. ahabFlow macht daraus die E-Rechnung.
Bewährte Handwerker-, Branchen- oder ERP-Lösungen erzeugen weiterhin PDF-Rechnungen. Sind die Rechnungsdaten technisch zugänglich, erstellt ahabFlow daraus XRechnung oder ZUGFeRD – ohne dass Ihr Team die gewohnte Software ersetzen muss.
Der Hebel: Bestehende Software weiter nutzen, Daten nicht doppelt erfassen und den Rechnungsausgang vorbereiten.
Eigene Seite mit Ablauf, Datenquellen, Fristen und Praxisbeispiel.
ahab IT + Consulting GmbH
ahabFlow ist neu — die Erfahrung dahinter nicht.
ahabFlow ist ein neues Produkt. Dahinter steht ahab IT: Seit 2020 betreuen wir über 100 Kunden im DMS-/ECM-Umfeld. Dazu kommen über 25 Jahre Erfahrung mit Dokumenten- und Prozessintegration. Wir kennen die Realität gewachsener IT-Landschaften – und bauen ahabFlow genau für diese Übergaben zwischen bestehenden Systemen.
Seit 2020ahab IT + Consulting GmbH
100+Kunden im DMS-/ECM-Umfeld
25+ JahreErfahrung mit Dokumenten- und Prozessintegration
Einsparpotenzial
Was kostet Sie Handarbeit jeden Monat?
Rechnen Sie beispielhaft, wie viel Arbeitszeit ein wiederkehrender Ablauf bindet – etwa die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen, das Umbenennen und Ablegen von Belegen oder die doppelte Erfassung von Rechnungsdaten.
Bei ausgehenden E-Rechnungen kann zusätzlich der vermiedene Aufwand für einen Softwarewechsel oder ein großes Update relevant sein. Dieser Effekt ist im Rechner bewusst nicht enthalten.
Frei werdende Zeit / Monat20 Std.
Kapazitätswert / Monat900 €
Kapazitätswert / Jahr10.800 €
Rechnerisches Potenzial nach Lizenz / Monat801 €
Vereinfachte Beispielrechnung: Vorgänge × Minuten × Automatisierungsanteil × interner Stundensatz. Lizenzvergleich auf Basis des Jahresvertrag-Monatspreises. Einrichtung, externe Kosten, Restaufwand und Prozessabweichungen sind nicht enthalten. Frei werdende Arbeitszeit ist nicht automatisch eine direkte Kosteneinsparung.
Preise
Ein Preis pro automatisiertem Prozess.
Keine Plattform-Abrechnung nach Dokumenten, Ausführungen oder Verarbeitungsschritten. Sie lizenzieren den Ablauf – mit Jahresvertrag oder flexibel von Monat zu Monat.
Klare Paketgrößen: 1, 5 oder 20 automatisierte Prozesse. Die Karten vergleichen Workflow-Anzahl, enthaltene Messpunkte und Erweiterungspreise. Welche Bausteine, Schnittstellen, Bereitstellung und Berechtigungen für Ihren Prozess benötigt werden, klären wir im Prozess-Check und halten sie im Angebot fest.
Was zählt als Workflow? Ein Beispiel
Rechnung empfangen → Daten prüfen → an das DMS übergeben: So kann ein zusammenhängender Workflow aussehen. Wiederholte Ausführungen desselben eingerichteten Ablaufs werden nicht einzeln als Vorgänge berechnet. Die genaue Abgrenzung bei Varianten, Mandanten und Zielsystemen vereinbaren wir im Angebot. Individuelle Einrichtung und externe Leistungen, etwa KI-Nutzung, werden gesondert ausgewiesen.
Self-Service
Sie erstellen und betreiben Ihre Workflows selbst.
Updates und Produktsupport sind in der Lizenz enthalten. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Abläufe und die Überwachung.
Der günstigere Monatspreis gilt bei 12 Monaten Mindestlaufzeit und jährlicher Vorauszahlung.
Starter
99 €/ Monat
1.188 € / Jahr · 12 Monate Laufzeit
1 Workflow50 Messpunkte inkl.
- Ein automatisierter Prozess, auf bis zu drei erweiterbar
- 50 Monitoring-Messpunkte inklusive
- Updates und Produktsupport inklusive
- Bis zu 2 Zusatzworkflows: 99 / 119 € pro Monat (Jahr / Flex)
Unsere EmpfehlungBusiness
349 €/ Monat
4.188 € / Jahr · 12 Monate Laufzeit
5 Workflows100 Messpunkte inkl.
- Fünf automatisierte Prozesse
- 100 Monitoring-Messpunkte inklusive
- Updates und Produktsupport inklusive
- Zusatzworkflows: 79 / 95 € pro Monat (Jahr / Flex)
Enterprise
749 €/ Monat
8.988 € / Jahr · 12 Monate Laufzeit
20 Workflows200 Messpunkte inkl.
- Bis zu 20 automatisierte Prozesse
- 200 Monitoring-Messpunkte inklusive
- Updates und Produktsupport inklusive
- Zusatzworkflows: 49 / 59 € pro Monat (Jahr / Flex)
Die Monitoring-Messpunkte gehören zum Paket, unabhängig von der Anzahl der Workflows: Starter 100, Business 200, Enterprise 500. Ein Messpunkt überwacht zum Beispiel einen Dienst, Port oder Dateieingang. Weitere 100 Messpunkte ab 49 € / Monat. Zusatzworkflows (ohne zusätzliche Messpunkte): Starter ab 99 € bis maximal 3 Workflows, Business ab 79 €, Enterprise ab 49 € / Monat. Individuelle Workflow-Einrichtung ab 249 € einmalig. Partner erhalten gestaffelte Konditionen.
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Jahresvertrag: 12 Monate Mindestlaufzeit, jährliche Vorauszahlung. Flex-Vertrag: 1 Monat Mindestlaufzeit, monatliche Zahlung und monatlich kündbar. Die Einrichtung wird separat berechnet. Kündigungsfristen und Verlängerung werden im Angebot festgehalten. Die Auswahl gilt nur für Self-Service, nicht für Managed Monitoring.
Nicht enthalten: KI-Modelle und deren Laufzeitkosten. Diese werden separat bereitgestellt oder lizenziert (eigener Betrieb oder Anbieter Ihrer Wahl).
Managed Monitoring
Sie möchten sich nicht selbst um das Monitoring kümmern?
Im Self-Service konfigurieren und betreiben Sie Ihr Monitoring. Im Managed Monitoring übernehmen wir die vereinbarte Einrichtung, pflegen Regeln und sichten relevante Meldungen innerhalb der vereinbarten Servicezeiten. Fehlerbehebung an Betriebssystemen und Fachanwendungen ist nicht automatisch enthalten.
Managed Monitoring hat unabhängig vom Self-Service-Modell eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Die Standard-Einrichtung und Regelkonfiguration für den vereinbarten Umfang sind enthalten. Umfang, vorhandene Infrastruktur und Sonderaufwände stimmen wir vorab ab. Individual-Workflows und weitergehende Fehlerbehebung werden separat angeboten.
Die Managed-Pakete beziehen sich auf die angegebene Serveranzahl und enthalten die vereinbarten Standard-Workflows sowie die dafür eingerichteten Überwachungsregeln. Für weitere Geschäftsprozesse werden zusätzliche Workflows separat lizenziert. Leistungen und Abgrenzung im Detail.
Kostenloser Prozess-Check
Welchen Ablauf möchten Sie loswerden?
Beschreiben Sie uns einen Vorgang, den Sie heute manuell oder über eigene Skripte lösen. Wir sagen Ihnen konkret, wie daraus ein ahabFlow-Workflow wird – unverbindlich.
- Einschätzung durch erfahrene DMS- und Integrationsberater
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags
- Auch für Partner, Systemhäuser und IT-Dienstleister
Danke für Ihre Anfrage.
Unser Maildienst hat Ihre Anfrage zum Versand angenommen. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags mit einer ersten Einschätzung.
Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter info@ahab-it.de.
Fragen
Häufig gestellt
Müssen wir für E-Rechnungen unsere bestehende Software ersetzen?+
Nicht zwingend. Wenn die benötigten Rechnungsdaten aus Ihrer bestehenden Software verfügbar sind, kann ahabFlow sie übernehmen, prüfen und daraus XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. Ob Ihr konkretes System geeignet ist, klären wir im Prozess-Check.
Wann wird der E-Rechnungsausgang verpflichtend?+
Für erfasste inländische B2B-Umsätze gelten Übergangsregeln: allgemein bis Ende 2026; für Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen steuerlichen Regelungen.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?+
Nein. ahabFlow ersetzt kein ERP, DMS oder Fachsystem. Es sitzt dazwischen und übernimmt die Übergaben, die heute von Hand oder per Skript erledigt werden.
Können auch individuelle Systeme angebunden werden?+
Ja, sofern es eine Schnittstelle gibt – Datenbank, Dateiablage, SFTP, E-Mail oder API. Fehlt ein Baustein, entwickeln wir ihn auf Anforderung nach.
Was passiert mit unseren vorhandenen Skripten?+
Die müssen nicht weg. Bestehende Logik lässt sich als Schritt in einen Ablauf einbinden – nur eben überwacht, protokolliert und zentral verwaltet.
Muss ahabFlow in der Cloud laufen?+
Nein. Neben dem betreuten Betrieb ist der Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur vorgesehen – bis hin zur zentralen Verwaltung.
Ist das nur etwas für Dokumente?+
Nein. Neben Dokumenten verarbeitet ahabFlow strukturierte Daten und überwacht technische Systeme, Dienste und Schnittstellen.
Wie schnell läuft der erste Prozess?+
Typische Abläufe starten auf Basis einer Vorlage. Die Einrichtung eines individuellen Workflows beginnt bei 249 €.
Verlassen unsere Daten dabei das Haus? +
Das entscheiden Sie. ahabFlow kann vollständig in Ihrer eigenen Infrastruktur laufen – dann werden die Daten ausschließlich auf Ihren Servern verarbeitet und verlassen Ihr Netzwerk nicht. Alternativ übernehmen wir den Betrieb; die Verarbeitung erfolgt dann auf vertraglich vereinbarter Grundlage mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Wie unterstützt ahabFlow die Anforderungen der DSGVO? +
Jeder Ablauf wird protokolliert: Was wann mit welchem Ergebnis verarbeitet wurde, ist nachvollziehbar – das unterstützt Ihre Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Zugriffe lassen sich über Rollen und Berechtigungen einschränken, und Sie bestimmen den Verarbeitungsort. Die datenschutzrechtliche Bewertung Ihrer konkreten Verarbeitung bleibt bei Ihnen – wir liefern die technischen Voraussetzungen und die Dokumentation dafür.
Setzen Sie ein Datenschutz-Zertifikat oder Gütesiegel ein? +
Nein. Für die DSGVO existiert kein allgemeingültiges Logo; frei erhältliche „DSGVO-konform“-Siegel sind ohne akkreditierte Prüfung nach Art. 42/43 DSGVO nicht belastbar. Statt eines Siegels legen wir offen, wo Ihre Daten verarbeitet werden, was protokolliert wird und welche Verträge dafür nötig sind.