Ihre Mitarbeiter schreiben Rechnungen weiter im vorhandenen System. ahabFlow übernimmt die verfügbaren Rechnungsdaten, erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD und übergibt sie an den vereinbarten Versand- und Archivprozess.
E-Rechnung mit ahabFlowBestehende Software weiter nutzen: aus Rechnungsdaten wird XRechnung oder ZUGFeRD in Ihrem Design.
Gesetzliche Fristen
Bis wann müssen Sie E-Rechnungen versenden können?
Die Empfangspflicht gilt bereits. Für den Versand läuft die Übergangsfrist gestaffelt nach Vorjahresumsatz aus.
seit 01.01.2025Empfangen: PflichtJedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg; die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich.
ab 01.01.2027Versenden: Pflicht ab 800.000 € UmsatzWer im Vorjahr (2026) mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Papier und PDF sind dann nicht mehr zulässig.
ab 01.01.2028Versenden: Pflicht für alleDie Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig von der Umsatzgröße. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Stand: September 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung – maßgeblich sind die aktuellen gesetzlichen Regelungen und BMF-Schreiben. Offizielle BMF-FAQ öffnen.
Rechtsgrundlagen
Was das Gesetz konkret verlangt.
Wachstumschancengesetz (2024)
Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 wurde § 14 UStG neu gefasst. Er ist die Grundlage der verpflichtenden E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich.
§ 14 UStG: E-Rechnung vs. sonstige Rechnung
Das Gesetz unterscheidet neu: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format. Alles andere – auch eine per Mail versendete PDF – gilt nur noch als sonstige Rechnung.
Norm EN 16931
Zulässig sind Formate nach dem europäischen Standard EN 16931. In der Praxis sind das XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML-Datensatz).
Ausnahmen
Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit – empfangen müssen sie trotzdem.
Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall sind die aktuellen Regelungen und Ihr Steuerberater maßgeblich.
Im Ablauf gesehen
So entsteht die E-Rechnung – Schritt für Schritt.
Zwei typische Richtungen: aus Ihren Daten eine E-Rechnung erzeugen und versenden – oder eingehende E-Rechnungen automatisch übernehmen und weiterverarbeiten.
Illustrative Anwendungsszenarien, keine Screenshots der Produktoberfläche. Einrichtung und Prüfregeln werden auf Ihren Ablauf abgestimmt.
Für gewachsene Systeme
Nicht die ganze Software austauschen, nur weil der Rechnungsausgang sich ändern muss.
Viele Handwerksbetriebe, Mittelständler und Unternehmen mit Branchensoftware haben funktionierende Abläufe, die nicht wegen eines einzelnen neuen Rechnungsformats ersetzt werden sollen. Genau hier setzt ahabFlow an – vorausgesetzt, die benötigten Rechnungsdaten sind technisch zugänglich.
Bestehende Software bleibt
ERP, Handwerker- oder Branchenlösung kann weiter der führende Arbeitsplatz bleiben.
Strukturierte Daten nutzen
CSV, Datenbank, JSON, API oder andere vereinbarte Quellen liefern die Rechnungsinformationen.
XRechnung / ZUGFeRD erzeugen
ahabFlow ordnet Felder zu, prüft definierte Pflichtangaben und erzeugt das vereinbarte Format.
So funktioniert der Ablauf
Vom bisherigen Rechnungslauf zur E-Rechnung.
1. Rechnung entstehtIhr Team arbeitet wie bisher im vorhandenen System.
2. Daten werden übernommenahabFlow liest die vereinbarte Quelle und ordnet die benötigten Rechnungsfelder zu.
3. Format wird erzeugtXRechnung oder ZUGFeRD wird nach den konfigurierten Regeln erstellt und geprüft.
4. Übergabe & NachweisVersand, Archivierung und Protokollierung werden in den vereinbarten Workflow eingebunden.
Keine pauschale Zusage für jede Altsoftware: Entscheidend ist, ob die für die E-Rechnung erforderlichen Daten aus Ihrem System sicher und vollständig verfügbar sind. Das prüfen wir vor der Einrichtung.
Datenquellen & Gestaltung
Wenn die Daten strukturiert vorliegen, wird eine E-Rechnung daraus.
ahabFlow ist nicht auf ein bestimmtes Vorsystem festgelegt. Entscheidend ist nicht, welches Programm die Rechnung schreibt, sondern ob die Rechnungsdaten technisch zugänglich sind.
Aus nahezu jeder Quelle
CSV- und Excel-Exporte, Datenbank-Views, JSON, XML, API-Antworten oder Textdateien aus dem Fachsystem: Liegt die Rechnung strukturiert vor, lässt sich daraus eine normkonforme E-Rechnung erzeugen.
Ihr Layout, Ihr Corporate Design
Der sichtbare Teil einer ZUGFeRD-Rechnung bleibt Ihr Dokument: eigenes Logo, Hausfarben, Schriften, Hintergrund und Layout. Der strukturierte Datensatz wird eingebettet – normkonform, ohne dass Ihre Rechnung nach Standardvorlage aussieht.
Regeln statt Handarbeit
Pflichtfelder werden ergänzt, Werte aus weiteren Quellen angereichert und vor dem Versand geprüft. Fehlt etwas, wird gemeldet statt fehlerhaft versendet.
Versand und Ablage inklusive
Die fertige Rechnung geht über Ihr Mailsystem oder den vereinbarten Weg an den Empfänger – und wird zusätzlich revisionssicher abgelegt.
Ob Ihre konkrete Software die benötigten Daten bereitstellt, prüfen wir im kostenlosen Prozess-Check anhand von Schnittstellen, Zugriffsrechten und Herstellerbedingungen.
ahab IT + Consulting GmbH
ahabFlow ist neu — die Erfahrung dahinter nicht.
Seit 2020 betreut ahab IT über 100 Kunden im DMS-/ECM-Umfeld. Dahinter stehen über 25 Jahre Erfahrung mit Dokumenten- und Prozessintegration. Diese Erfahrung fließt in die Einführung und den Betrieb von ahabFlow ein.
100+ Kunden
im DMS-/ECM-Umfeld seit Gründung der ahab IT.
25+ Jahre Erfahrung
mit Dokumenten- und Prozessintegration.
Bestehende Systeme zuerst
Wir prüfen den vorhandenen Ablauf, bevor ein neues System versprochen wird.
Wenn der Rechnungsausgang läuft, kann dieselbe Plattform weitere Übergaben automatisieren: Eingangsrechnungen, Dateiablagen, Datentransformation, DMS-/ERP-Übergaben oder technische Überwachung.
