Eingangsrechnungen ohne Abtippen
E-Mail → Rechnung erkennen → KI/OCR → Daten prüfen → ERP → DMS
Von der Mail bis zur Buchung ohne manuellen Schritt
Automatisierung leicht gemacht
Ihre Systeme arbeiten ab jetzt zusammen.
Jedes Format, jede Quelle, jedes Ziel: ahabFlow nimmt CSV, XML oder E-Rechnung aus Arbeitsplätzen, Fachanwendungen, Postfächern und Datenbankservern an, wandelt um, prüft und übergibt an ERP, DMS, Datenbank, Dateiablage oder Mailversand. Ohne neues ERP, ohne Programmierung – überwacht vom Hub außerhalb Ihres Netzwerks.
Weniger Handarbeit. Weniger Übertragungsfehler. Mehr Überblick.
EIN VORGANG, ENDE ZU ENDE
Eingang
Umwandlung
Übergabe
Monitoring
Betrieb im eigenen Haus möglichMandantenfähigLückenloses Protokoll
Verbindet Ihre Systeme über vorhandene Schnittstellen.
Ob Ihre konkrete Anwendung angebunden werden kann, prüfen wir anhand ihrer Schnittstellen, Zugriffsrechte und Herstellerbedingungen. Fertige Konnektoren werden nur zugesagt, wenn sie für Ihr System verfügbar sind.
So läuft das ab
Ein Ereignis startet den Ablauf – den Rest übernimmt ahabFlow.
Zwei Vorgänge herangezoomt: einmal aus einer Datenbank-View zur ZUGFeRD-Rechnung mit Mailversand und Archiv, einmal von XML plus PDF über die Anreicherung aus der Datenbank ins Archivsystem – parallel überwacht.
Vorgang 1 · Rechnungslauf DB-View ZUGFeRD Mail & Archiv Überwachung
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Der Auslöser ist ein Zeitplan oder ein Ereignis in der Datenbank. Der Worker liest die View, erzeugt daraus eine gültige ZUGFeRD-Rechnung (strukturiertes XML plus PDF/A-3), prüft Schema und Pflichtfelder, versendet an den Empfänger und legt den Beleg mit Index im Archiv ab.
Parallel laufen die Messpunkte mit: Laufzeit, Validierungsergebnis, SMTP-Quittung und Archiv-ID werden protokolliert. Fällt ein Schritt aus, wird wiederholt oder eskaliert – nicht stillschweigend übersprungen.
Vorgang 2 · XML mit PDF archivieren XML + PDF DB-Anreicherung Archiv & Sicherung Überwachung
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Im zweiten Vorgang überwacht der Worker einen Eingangsordner. Für jeden Vorgang liegen eine XML-Datei und das zugehörige PDF bereit: Die Inhalte werden aus dem XML gelesen – nicht aus dem PDF – und um weitere Werte aus einer Datenbank ergänzt.
Anschließend gehen Dokument und Metadaten an das Archivsystem. Erst wenn die Quittung vorliegt, werden die Dateien in den Sicherungsordner verschoben – jeder Schritt mit Zeitstempel, damit nichts doppelt oder unbemerkt liegen bleibt.
Überwachung
Wenn etwas passiert, passiert etwas.
ahabFlow beobachtet Systeme und Abläufe und reagiert nach Ihren Regeln – bevor jemand anruft.
Beispiel · Dienst überwachen und wiederherstellen Prüfung Neustart Eskalation per Mail Messpunkte
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Der Worker prüft den Dienst in konfigurierten Abständen. Eine vorab freigegebene Regel kann einen Neustart versuchen, das Ergebnis prüfen und Ansprechpartner benachrichtigen. Voraussetzung sind passende Berechtigungen; die Versuche werden protokolliert.
Bleibt der Dienst nach den Versuchen aus, sammelt der Worker Logdateien und Systemkontext und schickt beides per Mail an den zuständigen externen Dienstleister – mit einer parallelen Information an Sie, damit alle vom gleichen Stand ausgehen.
Wennein Import nachts nicht durchgelaufen ist
Dannerneut starten, Ergebnis prüfen, Verantwortlichen informieren
Wennauf dem Server weniger als 10 % Platz frei sind
Danntemporäre Dateien aufräumen, alte Bestände auslagern, Ergebnis melden
Wenneine Schnittstelle keine Daten mehr liefert
DannVerbindung neu aufbauen, letzten Stand nachholen, Lücke protokollieren
Wenneine Rechnung Pflichtfelder vermissen lässt
Dannzurückstellen, Sachbearbeiter benachrichtigen, Vorgang dokumentieren
Was beobachtet wird
Messpunkte, die heute zur Verfügung stehen
DiensteProzesseEreignisprotokollSpeicherplatzCPU & ArbeitsspeicherDateien & OrdnerDatenbankabfragenPostfächerWebdienste & APIsZertifikateBackupsDruckwarteschlangen+ laufend mehr
Was daraufhin passiert
Aktionen, die ein Ablauf auslösen kann
Dienst neu startenSkript ausführenDatei verschiebenImport wiederholenDaten übergebenDokument erzeugenE-Mail sendenTicket anlegenArchivierenBereinigenFreigabe einholen+ laufend mehr
Der Katalog wächst mit Ihnen. Fehlt ein Messpunkt oder eine Aktion, entwickeln wir sie auf Anforderung nach. Sie sind nicht auf das beschränkt, was heute in der Liste steht.
Anwendungsfälle
So wird aus Handarbeit ein automatisierter Ablauf.
Sechs typische Strecken aus Projekten mit Mittelstand, Systemhäusern und öffentlichen Auftraggebern.
Dokumente landen selbst in der Akte
Verzeichnis überwachen → klassifizieren → Metadaten → DMS-Import → Quelle räumen
Kein Sammelordner mehr, der abgearbeitet werden muss
Datensätze und Belege zusammenführen
Abfrage lesen → umwandeln → Dokument zuordnen → Import → Status zurückschreiben
Beleg und Datensatz gehören wieder zusammen
Fremdsysteme ohne Eigenentwicklung anbinden
Datei erkennen → einlesen → JSON erzeugen → Schnittstelle aufrufen → protokollieren
Einrichtungsumfang nach Schnittstellen-Check
Datenaustausch mit Partnern absichern
SFTP prüfen → Dateien holen → verarbeiten → Zielsystem → erfolgreiche Dateien archivieren
Nachvollziehbar, auch Monate später
Ausfälle erkennen, bevor Anwender anrufen
System & Dienst prüfen → Fehler erkennen → freigegebene Reaktion → Ergebnis prüfen und bei Bedarf eskalieren
Störungen werden gemeldet, nicht gemeldet bekommen
Aktuell im Fokus
E-Rechnung aus Ihrer bestehenden Software – ohne Systemwechsel.
ahabFlow übernimmt strukturierte Rechnungsdaten aus vorhandenen Quellen – zum Beispiel CSV, Datenbank-View, JSON oder API. Daraus wird nach definierten Prüfungen XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und an Versand, ERP oder Archiv übergeben. Ihr Team kann im gewohnten System weiterarbeiten, sofern die benötigten Daten zugänglich sind.
Eingang
E-Rechnungen empfangen, strukturiert auslesen und an das passende Zielsystem übergeben.
Ausgang
Aus strukturierten Rechnungsdaten das gewünschte Format erzeugen und nach definierten Prüfungen versenden.
ab 2028
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung für erfasste inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
dauerhaft
Archivierung und Nachweis der versendeten Rechnungen.
XRechnungZUGFeRDCSV / DB-View / JSONPflichtfeldprüfungMailversandGoBD-Ablage
Eingang: Aus XRechnung und ZUGFeRD werden gebuchte Belege
Rechnungen mit strukturierten Daten (X-Rechnung, ZUGFeRD) kommen z.B. per E-Mail, Portal oder Dateiablage an. Format und Inhalt werden erkannt, Pflichtfelder geprüft, strukturierte Daten ans ERP übergeben, die Datei umbenannt (Beispiel: Lieferant_Rechnungsnummer_Datum.pdf) und z.B. auf einem Filesystem oder revisionssicher im DMS abgelegt.
ahab IT + Consulting GmbH
ahabFlow ist neu — die Erfahrung dahinter nicht.
ahabFlow ist ein neues Produkt. Dahinter steht ahab IT mit langjähriger Praxis in DMS, ECM, Dokumentenprozessen und Systemintegration. Wir kennen die Realität gewachsener IT-Landschaften – und bauen ahabFlow genau für diese Übergaben zwischen bestehenden Systemen.
Seit 2020ahab IT + Consulting GmbH
100+Kunden im DMS-/ECM-Umfeld
25+ JahreErfahrung mit Dokumenten- und Prozessintegration
Die Ausgangslage
Vieles läuft. Nur weiß niemand mehr genau, wie.
Über Jahre gewachsene Abläufe halten den Betrieb am Laufen – bis einer davon ausfällt, ein Mitarbeiter geht oder eine neue Vorgabe kommt.
„Das macht bei uns seit Jahren ein Skript – wer es geschrieben hat, ist längst weg.“
„Aufgefallen ist es erst, als sich die Buchhaltung beschwert hat.“
„Jeden Morgen exportieren, prüfen, umbenennen, hochladen.“
Werkzeuge
Alles, was zwischen Ihren Systemen passieren muss.
Eine Plattform statt einer Sammlung aus Einzellösungen, die jeweils nur eine Person versteht.
Abläufe statt Einzelskripte
Jeder Prozess wird aus wiederverwendbaren Bausteinen zusammengesetzt – sichtbar, versioniert und ohne Programmierung wartbar.
Überwachung integriert
Laufzeiten, Fehler und ausgefallene Systeme in einer Oberfläche. Benachrichtigungen und Eskalationen erfolgen nach den eingerichteten Regeln.
Daten umwandeln
XML, JSON, CSV, Datenbank und E-Rechnung ineinander überführen. Felder umbenennen, berechnen, filtern, validieren.
Datenbanken & Schnittstellen
SQL Server, PostgreSQL und MySQL per Abfrage oder Prozedur. Moderne Systeme über REST, HTTP und JSON.
Dateien, SFTP & Dokumente
Verzeichnisse überwachen, Dateien übertragen, PDFs und TIFFs klassifizieren, Metadaten extrahieren, archivieren.
Postfächer & Versand
Eingehende Mails auswerten, Anhänge übernehmen, Statusmeldungen und Freigabeanfragen automatisch versenden.
KI im Ablauf
KI ist bei uns kein Produkt, sondern ein Arbeitsschritt.
Eingesetzt wird sie genau dort, wo starre Regeln nicht ausreichen: Dokumentart erkennen, Lieferant und Beträge auslesen, Freitext einordnen, Daten zuordnen. Danach läuft das Ergebnis durch Ihre festen Prüfregeln weiter.
KlassifikationDatenextraktionPrüfungZuordnung
01Neue Rechnung im Postfach
02KI erkennt Dokumenttyp, Lieferant, Betrag
03Regelbasierte Prüfung und Freigabe
04Übergabe an ERP und DMS
05Sonderlogik über eigene Skripte
Hinweis: Ein KI-Modell ist nicht Teil von ahabFlow. Es wird separat bereitgestellt oder lizenziert – im eigenen Haus oder über einen Anbieter Ihrer Wahl. ahabFlow bindet es lediglich als Arbeitsschritt ein.
Aufbau & Betrieb
Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören.
Drei Bestandteile, zwei Betriebsorte, zwei Verantwortungsmodelle: Cloud oder On-Premises – jeweils von uns betreut oder von Ihnen selbst verwaltet und überwacht.
01
Worker
Jeder Worker ist ein vollwertiger Ausführungsknoten: er nimmt Daten an, wandelt sie um, prüft sie und übergibt sie. Gleichzeitig überwacht er mit seinen Messpunkte die angeschlossenen Systeme, Dienste und Prozesse. Die Verarbeitung läuft direkt auf dem Server, auf dem der Worker installiert ist – mehrere Worker können auf einem oder auf vielen Servern laufen.
02
Coordinator
Koordiniert alle Worker in Ihrer Umgebung: verteilt Aufgaben, synchronisiert Zustände und stellt sicher, dass jeder Prozess am richtigen Ort läuft.
03
Hub
Zentrale Verwaltungseinheit: hier designen Sie Workflows, legen Messpunkte an und konfigurieren Jobs – dazu Überwachung, Logs, Rollen und Mandanten. Auf Wunsch bei Ihnen oder als betreuter Dienst.
CloudBetrieb in der Cloud – von uns betreut oder von Ihnen selbst verwaltet.
On-PremisesBetrieb in Ihrer Infrastruktur – von uns betreut oder von Ihnen selbst verwaltet.
Überwachung nach WahlWir überwachen die Abläufe für Sie – oder Sie übernehmen Monitoring und Alarmierung selbst.
Preise
Ein Preis pro automatisiertem Prozess.
Keine Plattform-Abrechnung nach Dokumenten, Ausführungen oder Verarbeitungsschritten. Sie lizenzieren den Ablauf – mit Jahresvertrag oder flexibel von Monat zu Monat.
Klare Paketgrößen: 1, 5 oder 200 automatisierte Prozesse. Die Karten vergleichen Workflow-Anzahl, enthaltene Messpunkte und Erweiterungspreise. Welche Bausteine, Schnittstellen, Bereitstellung und Berechtigungen für Ihren Prozess benötigt werden, klären wir im Prozess-Check und halten sie im Angebot fest.
Was zählt als Workflow? Ein Beispiel
Rechnung empfangen → Daten prüfen → an das DMS übergeben: So kann ein zusammenhängender Workflow aussehen. Wiederholte Ausführungen desselben eingerichteten Ablaufs werden nicht einzeln als Vorgänge berechnet. Die genaue Abgrenzung bei Varianten, Mandanten und Zielsystemen vereinbaren wir im Angebot. Individuelle Einrichtung und externe Leistungen, etwa KI-Nutzung, werden gesondert ausgewiesen.
Self-Service
Sie erstellen und betreiben Ihre Workflows selbst.
Updates und Produktsupport sind in der Lizenz enthalten. Sie behalten die volle Kontrolle über Worker, Workflows und Überwachung.
Der günstigere Monatspreis gilt bei 12 Monaten Mindestlaufzeit und jährlicher Vorauszahlung.
Starter
99 €/ Monat
1.188 € / Jahr · 12 Monate Laufzeit
1 Workflow100 Messpunkte inkl.
- Ein automatisierter Prozess, auf bis zu drei erweiterbar
- 100 Monitoring-Messpunkte inklusive
- Updates und Produktsupport inklusive
- Bis zu 2 Zusatzworkflows: 99 / 119 € pro Monat (Jahr / Flex)
Unsere EmpfehlungBusiness
349 €/ Monat
4.188 € / Jahr · 12 Monate Laufzeit
5 Workflows200 Messpunkte inkl.
- Fünf automatisierte Prozesse
- 200 Monitoring-Messpunkte inklusive
- Updates und Produktsupport inklusive
- Zusatzworkflows: 79 / 95 € pro Monat (Jahr / Flex)
Enterprise
749 €/ Monat
8.988 € / Jahr · 12 Monate Laufzeit
200 Workflows500 Messpunkte inkl.
- Bis zu 200 automatisierte Prozesse
- 500 Monitoring-Messpunkte inklusive
- Updates und Produktsupport inklusive
- Zusatzworkflows: 49 / 59 € pro Monat (Jahr / Flex)
Die Monitoring-Messpunkte gehören zum Paket, unabhängig von der Anzahl der Workflows: Starter 100, Business 200, Enterprise 500. Ein Messpunkt überwacht zum Beispiel einen Dienst, Port oder Dateieingang. Weitere 100 Messpunkte ab 49 € / Monat. Zusatzworkflows (ohne zusätzliche Messpunkte): Starter ab 99 € bis maximal 3 Workflows, Business ab 79 €, Enterprise ab 49 € / Monat. Individuelle Workflow-Einrichtung ab 249 € einmalig. Partner erhalten gestaffelte Konditionen.
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Jahresvertrag: 12 Monate Mindestlaufzeit, jährliche Vorauszahlung. Flex-Vertrag: 1 Monat Mindestlaufzeit, monatliche Zahlung und monatlich kündbar. Die Einrichtung wird separat berechnet. Kündigungsfristen und Verlängerung werden im Angebot festgehalten. Die Auswahl gilt nur für Self-Service, nicht für Managed Monitoring.
Nicht enthalten: KI-Modelle und deren Laufzeitkosten. Diese werden separat bereitgestellt oder lizenziert (eigener Betrieb oder Anbieter Ihrer Wahl).
Managed Monitoring
Sie möchten sich nicht selbst um das Monitoring kümmern?
Im Self-Service konfigurieren und betreiben Sie Ihr Monitoring. Im Managed Monitoring übernehmen wir die vereinbarte Einrichtung, pflegen Regeln und sichten relevante Meldungen innerhalb der vereinbarten Servicezeiten. Fehlerbehebung an Betriebssystemen und Fachanwendungen ist nicht automatisch enthalten.
Managed Monitoring hat unabhängig vom Self-Service-Modell eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Die Standard-Einrichtung und Regelkonfiguration für den vereinbarten Umfang sind enthalten. Umfang, vorhandene Infrastruktur und Sonderaufwände stimmen wir vorab ab. Individual-Workflows und weitergehende Fehlerbehebung werden separat angeboten.
Die Managed-Pakete beziehen sich auf die angegebene Serveranzahl und enthalten die vereinbarten Standard-Workflows sowie die dafür eingerichteten Überwachungsregeln. Für weitere Geschäftsprozesse werden zusätzliche Workflows separat lizenziert. Leistungen und Abgrenzung im Detail.
Kostenloser Prozess-Check
Welchen Ablauf möchten Sie loswerden?
Beschreiben Sie uns einen Vorgang, den Sie heute manuell oder über eigene Skripte lösen. Wir sagen Ihnen konkret, wie daraus ein ahabFlow-Workflow wird – unverbindlich.
- Einschätzung durch erfahrene DMS- und Integrationsberater
- Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags
- Auch für Partner, Systemhäuser und IT-Dienstleister
Danke für Ihre Anfrage.
Unser Maildienst hat Ihre Anfrage zum Versand angenommen. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags mit einer ersten Einschätzung.
Bei Rückfragen erreichen Sie uns unter info@ahab-it.de.
Fragen
Häufig gestellt
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?+
Nein. ahabFlow ersetzt kein ERP, DMS oder Fachsystem. Es sitzt dazwischen und übernimmt die Übergaben, die heute von Hand oder per Skript erledigt werden.
Können auch individuelle Systeme angebunden werden?+
Ja, sofern es eine Schnittstelle gibt – Datenbank, Dateiablage, SFTP, E-Mail oder API. Fehlt ein Baustein, entwickeln wir ihn auf Anforderung nach.
Was passiert mit unseren vorhandenen Skripten?+
Die müssen nicht weg. Bestehende Logik lässt sich als Schritt in einen Ablauf einbinden – nur eben überwacht, protokolliert und zentral verwaltet.
Muss ahabFlow in der Cloud laufen?+
Nein. Neben dem betreuten Betrieb ist der Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur vorgesehen – bis hin zur zentralen Verwaltung.
Ist das nur etwas für Dokumente?+
Nein. Neben Dokumenten verarbeitet ahabFlow strukturierte Daten und überwacht technische Systeme, Dienste und Schnittstellen.
Wie schnell läuft der erste Prozess?+
Typische Abläufe starten auf Basis einer Vorlage. Die Einrichtung eines individuellen Workflows beginnt bei 249 €.